6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä (päiväkodin asiakkaat) tallennetaan asiakasrekisteriin
seuraavia tietoja:
7. Rekisterin tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tiedot perustuvat lasten huoltajien antamiin tietoihin mm. lapsen
hoitosopimuksessa. Tietoja saadaan lisäksi mm. huoltajien kanssa käydyistä varhaiskasvatuskeskusteluista
8. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)
9. Rekisteritietojen luovuttaminen
Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetulle viranomaiselle. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Asiakkaalla on halutessaan oikeus pyytää häntä koskevat tieto nähtäväksi. Yhteyshenkilönä on päiväkodin johtaja ja pyyntö tietojen luovuttamisesta tulee antaa kirjallisena. Mikäli tiedoissa esiintyy virheitä, on asiakkaalla oikeus pyytää tietoihinsa korjausta.
Tietoja voidaan luovuttaa huoltajan suostumuksella terveydenhuoltohenkilökunnalle, perusopetuksen opettajille, varhaiskasvatukseen erikoistuneille terapeuteille sekä psykologeille ja erityisopettajille. Tietojen luovutusperuste liittyy lapsen turvallisuuteen, etuun, terveyteen tai kehitykseen liittyvien asioiden niin vaatiessa, mikäli huoltaja on allekirjoittamalla lomakkeen antanut luvan tietojen luovutukseen.
Tietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetulle viranomaiselle (esim. Palvelusetelisopimus – Joensuun kaupunki). Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille ja vahinkotapauksissa vakuutusyhtiölle.
Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Palvelua valvova Joensuun kaupunki vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisteritietojen säilyttäminen
Käsittelemme kaikki asiakkaan tiedot luottamuksellisesti ja huolellisesti. Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Pääsy sähköiseen aineistoon salasanalla.
Muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa. Tietoja säilytetään niin kauan kuin siihen on laillinen peruste ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.
Palvelusetelisopimuksen myötä myös Joensuun kaupunki säilyttää tietoja Riemun asiakasperheistä ja vastaa niiden säilyttämisestä. Lisäksi lasten tiedot tallennetaan valtakunnalliseen Varda-palveluun (varhaiskasvatuksen tietovaranto).